Wie eine internationale Expertentagung zum Best-Practice-Beispiel für interaktive digitale Konferenzformate wurde

Produktion & Sendung einer hybriden Expertenkonferenz für das Leadership Excellence Institute Zeppelin

Neben der inhaltlichen Hochwertigkeit standen zwei ganz wesentliche Aspekte im Fokus der hybriden Expertenkonferenz, die wir im Juni 2020 für das Leadership Excellence Institute Zeppelin (LEIZ) produzieren durften: Einerseits mussten alle Inhalte und Programmpunkte im besten Sinne des „Infotainments“ bzw. „Edutainments“ so vermittelt werden, dass sie einer runden Dramaturgie folgten und zu keinem Zeitpunkt ein Konferenzteilnehmer „an ein anderes Browserfenster oder die Langeweile“ verloren werden sollte.

Andererseits ging es darum, immer wieder die Interaktion der rund 40 Teilnehmenden anzustoßen und die auf den verschiedensten Wegen – vom Chat über „Breakout-Sessions“ bis hin zu Video-Liveschalten – eintreffenden Impulse sofort wieder in die Konferenzdiskussion einzubinden.

Die Konferenz des LEIZ erstreckte sich über zwei Tage (mit vorhergehenden zwei Aufbau- und Testtagen sowie einem Probentag und nachfolgend einem Rückbautag). Im Mittelpunkt stand die Präsentation von Zwischenergebnissen einer aktuell laufenden Studie, die sodann von hochrangigen wissenschaftlichen Experten aus den verschiedensten Ländern und Kulturkreisen diskutiert wurden.

Gemeinsam mit dem Kunden – und unter Rückgriff auf unser hauseigenes Sendeablauf-Management-Tool SAM – entwickelten wir in den Wochen vor der Konferenz die Sendeplanung. Um die Interaktion per Video-Liveschalte für die Konferenzteilnehmer so einfach und so reibungslos wie möglich zu gestalten, entwickelten wir darüberhinaus eine kleine, webbasierte „Speakerlist“-Software. Darüber konnten die Konferenzteilnehmer Redewünsche äußern und zugleich sehen, wer vor & nach ihnen in der Diskussion zu Wort kommen wird.

Um die „Speakerlist“ und die speziell genutzen Funktionen der verwendeten Videokonferenz-Software „Zoom“ für alle Teilnehmer knapp, intuitiv und verständlich zu erklären, produzierten wir zudem ein kurzes Video-Tutorial, das als Einspielfilm an beiden Konferenztagen gezeigt wurde.

Wesentlich für das Gelingen der Konferenz war auch die Funktion des Community-Managements. Drei Crewmitglieder – mit Arbeitsplätzen in der Regie unweit vom Regisseur – kümmerten sich nicht nur um die Moderation des Konferenzteilnehmer-Chats, das Beantworten von Teilnehmerfragen oder den Support bei technischen Problemen auf Teilnehmerseite. Sie waren auch für die Steuerung der „Breakout-Sessions“ (Diskussion in Videokonferenz-Kleingruppen), das zentrale Steuern der Teilnehmer-Mikrofone und die Unterstützung der Moderatoren (einschließlich des Kuratierens und Aufbereitens von Diskussionsfragen aus dem Chat) verantwortlich.

Um diese Schnittstelle für den Zuschauer bzw. Konferenzteilnehmer greifbar und persönlich zu gestalten, war es selbstverständlich, dass eine der Community-Managerinnen zu Beginn und am Ende der Konferenz neben den Moderatoren im Studio auftrat.

Da im Studio und in der Regie etliche Mitarbeiter von der Kundenseite vertreten waren, gehörte deren umfangreiche Schulung und Vorbereitung ebenfalls zum Projekt.

„Rückblickend fühlt es sich fast so an, als hätten wir einen Intensivkurs in der Film- und Fernsehproduktion gemacht. Durch praktische Trainings und intensive Konferenzproben wurde unser ganzes Team auf die vielseitigen Aufgaben vor und hinter der Kamera vorbereitet“, schreibt Moderatorin Julika Baumann Montecinos in ihrem Rückblick für den bewegtbildwerft-Produktionsblog.

Aber nicht nur von Kundenseite, sondern auch von diversen Teilnehmern der Konferenz und externen Beobachtern erreichten uns im Nachgang etliche lobende Worte für eine Produktion, die manche als Best-Practice-Beispiel für die Umsetzung einer hybriden, interaktiven Konferenz bezeichneten.

„Thank you for setting an example!“, schrieb ein Teilnehmer. „Thank you for trusting us“, sind wir gewillt zu antworten, „and we're already working on getting even more interactive with the next production.“