Wie sich eine internationale Forschungs-Konferenz hybrid umsetzen lässt

Zwei intensive, interaktive und internationale Tage rund um das Thema „Transcultural Competence“

von Dr. Julika Baumann Montecinos

Ende Juni 2020 präsentierte eine Forschungsgruppe des Leadership Excellence Institute Zeppelin (LEIZ) Ergebnisse einer aktuellen Studie. Das Team der bewegtbildwerft ermöglichte diese internationale digitale Expertenkonferenz in Form einer zweitägigen interaktiven Livesendung und band dabei Mitarbeitende und Studierende des LEIZ in die Produktion ein. LEIZ-Forschungs­gruppen­lei­ter­in Dr. Julika Baumann Montecinos lässt die intensiven Tage noch einmal Revue passieren.

Blick in das Studio der Konferenz rund um das Thema „Transcultural Comptence“: Rechts im Bild die Moderatoren Dr. Julika Baumann Montecinos und Tobias Grünfelder sowie Professor Josef Wieland und Community-Managerin Jessica Geraldo Schwengber. Links die Aufnahmeleiterin und ein Teil der Kamera-Crew. (Foto: bewegtbildwerft/Gianni Seufert)

Internationaler Wissenschaftsaustausch in Zeiten einer Pandemie

Besondere Zeiten erfordern innovative Formate. Die weltumspannende Corona-Pandemie greift in all unsere Lebensbereiche ein, erfordert Umdenken, Umsicht und Flexibilität.

So auch in Bezug auf die universitäre Lehre und den internationalen Wissenschaftsaustausch: Anfang April, als sich Reichweite und Konsequenzen der Pandemie langsam erahnen ließen, standen wir vor der folgenden Herausforderung: Wie sollten wir eine Expertenkonferenz durchführen, bei der die rund 40 Teilnehmenden unter anderem aus den USA, China und Südafrika kommen, wenn alle Grenzen geschlossen sind und keine Flugzeuge mehr starten?

Eine Absage der Veranstaltung war für uns schwer vorstellbar, da die Konferenz Teil unseres Delphi-Prozesses war und wir das Momentum für die Diskussion unserer Zwischenergebnisse nutzen wollten. Gerade Konferenzen, so unser Antrieb, ermöglichen hochkarätigen wissenschaftlichen Austausch, bei dem der ein oder andere Gedanke erst im Dialog entsteht und reift.

So beschlossen wir – praktisch auf dem Höhepunkt der Unsicherheit –, die innovative Kraft der Krise für uns zu nutzen, um trotzdem – oder vielleicht sogar erst recht – an dem geplanten Termin eine hochrangige, internationale Expertengruppe zu versammeln.

Nach den ersten Gesprächen mit Christian Wütschner von der bewegtbildwerft konkretisierten sich die Ideen, wie die ursprünglich im Präsenzformat geplante zweitägige Konferenz digital realisiert und unseren Ansprüchen an ein interaktives und lebendiges Format gerecht werden könnte.

Eine Krise macht erfinderisch

Rückblickend fühlt es sich fast so an, als hätten wir einen Intensivkurs in der Film- und Fernsehproduktion gemacht. Durch praktische Trainings und intensive Konferenzproben wurde unser ganzes Team auf die vielseitigen Aufgaben vor und hinter der Kamera vorbereitet.

Regiebesprechungen und Durchlaufproben sind ein wichtiger Bestandteil der Sendungsvorbereitung: Hier der Blick über die Schultern von Kamerafrau und Aufnahmeleiterin auf die Protagonisten vor den Kameras. (Foto: bewegtbildwerft/Gianni Seufert)

Wir lernten das von der bewegtbildwerft programmierte Sendeablaufmanagement-Tool SAM zu schätzen, auf Regie-Anweisungen über InEar-Kopfhörer zu reagieren, auf die Rotlichter an den Kameras zu achten, Online-Communities durch eine von der bewegtbildwerft programmierte „Speakerlist“ in Echtzeit zu managen und der Aufnahmeleitung als zentraler Schnittstelle zwischen Regie und Studio zu folgen. Wir entwickelten gemeinsam Strategien, die für uns absolutes Neuland waren, aber zu unserem Projekt passten, und darauf kam es an.

Blick auf den großen Multiview-Monitor in der Regie: Dort sind die Bilder der einzelnen Kameras, Zuspieler und weiterer Quellen zu sehen. (Foto: LEIZ/Mit freundlicher Genehmigung)

„Wir sind live!“

Dann wird es ernst, die Spannung steigt, wir gehen live. Die ganze Mannschaft vor und hinter den Kameras ist hochkonzentriert. Trotzdem Hektik, irgendwelche Kleinigkeiten, die Kulisse, ein Mikrofon, die noch nachjustiert werden müssen.

Für mich als Gastgeberin und Moderatorin der Konferenz heißt es dann, unsere internationalen, virtuell zugeschalteten Gäste willkommen heißen, sie gemeinsam mit meinem Co-Moderator Tobias Grünfelder durch unser ambitioniertes Konferenzprogramm führen, unsere Studienergebnisse präsentieren, Podiumsdiskussionen orchestrieren und darauf vertrauen, dass das Produktionsteam zu jeder Zeit vorausschauend und flexibel auf alle möglichen Ereignisse unserer Live-Schaltungen reagieren wird.

Die ersten Minuten sind noch etwas ungewohnt, doch bald fühlt es sich fast so an, als hätten wir nie etwas anderes gemacht. Es stellt sich das gute Gefühl ein, die Situation im Griff zu haben und nun nicht nur zu verstehen, sondern auch zu erleben, was Christian Wütschner in all den Vorgesprächen und Proben meinte.

Wir wechseln von der Filmkamera vor die Laptop-Webcams, um Kleingruppen-Austausch in Breakout-Sessions zu moderieren, dann wieder zurück ins Studio-Setting, wir schalten Rederinnen zu, blenden Folien ein, integrieren ein Umfragetool, alles klappt reibungslos. Die kurzen Sendepausen werden effektiv für kurze Nach- und Vorbesprechungen genutzt.

So rauscht die Konferenz vorbei. Und trotz des digitalen Formats können wir doch zurückblicken auf zwei Tage mit intensiven Dialogen und Diskussionen, aus denen interessante, neue Gedanken hervorgegangen sind, die zahlreiche Ausgangspunkte für weiteren, transkulturellen Austausch bieten – so wie wir uns das gewünscht haben.

„Wir sind runter!“

Die Konferenz ist vorbei, es ist geschafft! Christian Wütschner trommelt das gesamte Produktionsteam zur Nachbesprechung nochmals zusammen. Wie ist es gelaufen? Was war gut? An welcher Stelle ließe sich das Format noch weiterentwickeln? Dann klatschen wir alle.

Auch das gehört dazu: Regie-Nachbesprechung nach dem erfolgreichen Abschluss des ersten Konferenztages. (Foto: LEIZ/Mit freundlicher Genehmigung)

Hinter uns allen liegen zwei ereignisreiche, intensive und anstrengende Tage. Die Anspannung fällt langsam ab, Müdigkeit schleicht sich ein. Das Wichtigste aber ist: Die Veranstaltung war ein voller Erfolg! Von vielen Konferenz-Teilnehmern ernten wir großes Lob für die professionelle Umsetzung.

Um eine der Rückmeldungen zu zitieren: „Very cool event, wonderful to see how you created lots of interaction and participation in a virtual conference. Not an easy job and very well done. Thank you for setting an example!”

Dieses Lob gilt allen Beteiligten und insbesondere der bewegtbildwerft. Wir freuen uns auch in Zukunft auf gemeinsame innovative Projekte mit Christian Wütschner und seinem Team.

Über die Autorin: Dr. Julika Baumann Montecinos

Über die Autorin: Dr. Julika Baumann Montecinos

leitet am Leadership Excellence Institute Zeppelin | LEIZ der Zeppelin Universität die Forschungsgruppe „Transcultural Competence“ und ist Managerin des Projekts „Transcultural Caravan“. In dieser Funktion betreut sie verschiedene Forschungs- und Veranstaltungsformate, die sich mit globalen wirtschaftlichen, politischen, gesellschaftlichen und kulturellen Herausforderungen beschäftigen und hier vielfältige zukunftsweisende Antworten beitragen möchten. Als zertifizierte interkulturelle Trainerin und Moderatorin setzt sie dies auch in innovativen Lehr- und Workshopformaten um.

Dr. Julika Baumann Montecinos leitete gemeinsam mit Professor Josef Wieland und Tobias Grünfelder die zusammen mit der bewegtbildwerft im Juni 2020 produzierte digitale Expertenkonferenz „Transcultural Competence“.

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Abgerufen am 5. Dezember 2020 um 03:17 Uhr von https://bewegtbildwerft.de/web/produktionsblog/wie-sich-eine-internationale-forschungs-konferenz-hybrid-umsetzen-laesst
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