Wie ein internationaler Austausch zwischen Wissenschaft & Praxis aussehen kann

Produktion des hybriden „Transcultural Leadership Summit 2021“

Bereits seit mehreren Jahren dürfen wir für das Leadership Excellence Institute Zeppelin (LEIZ) den regelmäßig stattfindenden „Transcultural Leadership Summit“ als digitales und als hybrides Format produzieren. 2021 stand die Region Südostasien im Fokus der internationalen Konferenz.

Der Teilnehmerkreis bestand neben Wissenschaftlern und den Führungskräften weltweit agierender Konzerne aus weiteren Experten, Praktikern und eingeladenen Studierenden. Ein kleiner Teil der Teilnehmenden war vor Ort in Präsenz zugegen, ein großer Teil aus vielen Teilen der Welt in Bild & Ton zugeschaltet.

Die wesentliche Herausforderung bei einer hybriden Konferenz ist es, zwei Zielgruppen mit unterschiedlichen Ansprüchen an den Konferenzablauf und die Dramaturgie zeitgleich optimal abzuholen und zu bedienen.

Einerseits gibt es die Zuschauer an ihren Computern & Laptops. Für diese sollte sich die Konferenz quasi jederzeit wie eine spannende und unterhaltsame Fernsehshow anfühlen, erweitert um nahezu permanente Interaktionsmöglichkeiten.

Und andererseits gibt es die Zuschauer vor Ort im Saal. Bei ihnen steht zumeist das Bedürfnis nach Zeit zum gegenseitigen Austausch, nach Abwechslung in den einzelnen Programm-Formaten und nach vielen Präsenz-Beteiligungsmöglichkeiten im Vordergrund.

Folgerichtig stellte der technische Anteil – also der Umbau des Veranstaltungsortes zu einem modifizierten Fernsehstudio und einem Regiebereich – zwar einen elementar wichtigen, aber nur ganz kleinen Bereich unserer Leistungen dar.

Daneben stand schon in den Vorwochen der Konferenz – gemeinsam mit dem Team des LEIZ und der externen Moderatorin – die Erarbeitung einer für beide Zielgruppen gut funktionierenden Konferenzdramaturgie und des sich daraus ergebenden Konferenzablaufplanes an (übrigens mit wirkungsvoller Hilfe unseres Sendeablaufmanagement-Tools SAM).

Neben Technik und Dramaturgie darf die Organisation nicht vernachlässigt werden. Denn das Team hinter den Kulissen einer hybriden Konferenz sorgt nicht nur für den reibungslosen Ablauf. Vor allem sorgt es auch für ein gelungenes „Community Management“. Das erstreckt sich vom technischen Support für die Zuschauer über die Moderation des Teilnehmer-Chats bis zum Kuratieren & Aufbereiten von Zuschauerfragen.

Auch dabei waren wir in den Wochen vor der Konferenz und während des Events beteiligt: Unsere Dienstleistung umfasste vor allem die Erarbeitung & Definition der entsprechenden Workflows sowie das Training der Mitarbeiter des Kunden, die einen Teil des CommunityManagement-Teams stellten.